E-Rechnung, angebunden an die Systeme, die Sie schon nutzen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, 2027 und 2028 wird auch das Ausstellen Pflicht. Wir binden die E-Rechnung in ERP-, Shop- und Buchhaltungssysteme ein und betreiben mit NextGate Digital Invoice ein eigenes E-Rechnungsprodukt.
Rechtsstand geprüft am:
Was das Gesetz verlangt
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die strukturierte E-Rechnung zum Standard für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein per E-Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung mehr.
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.
- Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber Pflicht. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das Menschen lesen und Software verarbeiten kann; ab Version 2.0.1 gelten die Profile EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG als E-Rechnung. Empfangen müssen Sie beide Formate. Andere Formate wie EDI brauchen eine Vereinbarung mit Ihrem Geschäftspartner.
Archivierung
Rechtlich maßgeblich ist die XML-Datei. Sie muss unverändert, maschinell auswertbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden, so wie es die GoBD verlangen. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre.
Was wir umsetzen
Die meisten Unternehmen brauchen keine neue Buchhaltung, sondern ein bestehendes System, das E-Rechnungen senden und empfangen kann. Wir binden die E-Rechnung an die Software an, die Sie bereits nutzen:
- XRechnung und ZUGFeRD aus Ihrem ERP, Shop oder Ihrer Branchensoftware erzeugen
- Eingehende E-Rechnungen empfangen, prüfen und an die Buchhaltung übergeben
- Prüfung gegen die EN 16931 mit den Regeln des offiziellen KoSIT-Validators
- Archivierung, die eine GoBD-konforme Aufbewahrung unterstützt
- Exporte für Ihre Steuerberatung
Häufige Fragen
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen versenden?
Noch nicht in jedem Fall. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden; ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle Unternehmen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EN 16931, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL).
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ein Postfach für die Rechnungen und eine Software, die die XML-Datei so darstellt, dass Menschen sie prüfen und buchen können. Idealerweise fließen die Daten direkt in Ihre Buchhaltung, statt abgetippt zu werden.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber vom Ausstellen befreit.
Können Sie die E-Rechnung an unsere bestehende Software anbinden?
Ja, das ist der Großteil unserer Arbeit in diesem Bereich. Wir binden ERP-, Shop- und Branchensoftware über APIs oder Dateischnittstellen an und halten die Anbindung aktuell, wenn sich Formate ändern.
Diese Seite fasst die Regeln zum oben genannten Datum zusammen und ist keine Rechtsberatung.
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